Kassensysteme am Point of Sale (POS)

Mit dem richtigen Kassensystem arbeiten Sie leicht und unkompliziert an Ihrem Point of Sale (POS). Ein Kassensystem besteht aus Kassenhardware und der Kassensoftware, die je nach Betriebssystem aufeinander abgestimmt sind. Kassensysteme werden in den unterschiedlichsten Branchen eingesetzt. Dazu gehören Einzelhandel, Dienstleistungsbetriebe, Handwerk, Gastronomie und Hotellerie.


1. Kassensoftware am Point of Sale

Die Hauptfunktion der Afono Kassensoftware ist die Erfassung von Bezahlvorgängen und die Speicherung der dazugehörigen Daten sowie der Ausdruck eines Kassenbons. Laut Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt seit 2020 eine Belegausgabepflicht/Bonpflicht, sodass ein Kassenbeleg ausgestellt werden muss.

Darüber hinaus verfügt die Kassensoftware über weitere Funktionen wie Warenwirtschaft, Inventur, Kundenverwaltung, Gutscheinverwaltung, Berichte und Auswertungen, Kassenbuch, Datensicherung, Auswahl verschiedener Mehrwertsteuersätze, diverse Schnittstellen für die Buchhaltung und zu DATEV.

Je nach individuellen Bedürfnissen kann ein entsprechenderFunktionsumfangausgewählt werden. Die Kassensoftware Afono 365 Handel gibt es beispielsweise in 4 Versionen: Lite, Standard, Pro und Auftrag. Die Afono 365 Pro verfügt sogar über eine komplette Auftragsverwaltung, so dass die gesamten Geschäftsprozesse von Bestellung über Lieferschein bis zur Rechnung abgebildet werden können.

Die Kassensoftware muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen: sie ist GoBD konform (GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), d.h. es werden alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß und vollständig erfasst und archiviert.

2. DIE TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG – OHNE TSE KEIN BETRIEB EINER KASSE

Laut Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für den Betrieb einer Kasse notwendig. Sie erfasst lückenlos alle Kassenvorgänge und zeichnet diese unveränderbar auf, insbesondere Start- und Endzeitpunkt der Bestellung inklusive fortlaufender Nummern der Bestellung. Somit wird im Nachhinein die Möglichkeit der Manipulation verhindert.

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3. Kassenhardware am Point of Sale

Für ein funktionierendes Kassensystem ist die entsprechende Hardware unabdinglich und besteht in der Regel aus folgenden Komponenten:

  • Rechner (Windows-PC, Mac, Tablet, o.ä.), Kassen-PC oder als POS-System (bestehend aus Rechner und Touchdisplay)

  • Touchdisplay

  • Eingabegeräte (Häufig Tastatur und Maus)

  • Bondrucker

  • Kassenlade

  • Barcode-Scanner

  • Kundendisplay

  • EC-Kartenlesegerät

  • ggf. Waage

  • ggf. MDE-Gerät

Komplettsysteme

Häufig ist die Recheneinheit/Computerterminal und das Touchdisplay in einem Gerät zusammengefasst - oft als POS-System, Komplettsystem, Systemkasse, Komplett- oder Kassensystem bezeichnet. Das hat den Vorteil, dass nur ein Hauptgerät - oft nicht viel größer als ein herkömmlicher Bildschirm - benötigt wird. Daran werden die anderen Kassenkomponenten über die jeweiligen Anschlüsse angeschlossen.

Die Komplettsysteme verfügen über Touchdisplays und sind somit bequem ohne Maus und Tastatur zu bedienen.

Komplettsystem mit einem 16:9 Touchdisplay

Anschlüsse eines Komplettsystems

Touchdisplay

Über das Touchdisplay können die Kassenabläufe direkt und bequem per Touchscreen auf dem Bildschirm ausgeführt werden. Artikel und Schnellwahltasten lassen sich somit einfach bedienen und der Kassiervorgang ist ohne Maus und Tastatur durchführbar. Touchmonitore gibt es in verschiedenen Auflösungen und mit Seitenverhältnissen.

Bondrucker/Thermodrucker

Über den angeschlossenen Bondrucker/Thermodrucker können die Kassenbelege direkt ausgedruckt werden. Der Drucker ist dabei direkt mit der Kassenlade und der Kasseneinheit verbunden. Drucker können via Netzwerkkabel, seriell, per USB-Anschluss oder auch per W-Lan in das Kassensystem eingefügt werden.

Ein Bondrucker/Thermodrucker druckt direkt auf eine einlegte Bonrolle. Aufgrund des Gesundheitsschutzes ist das meiste Thermo-Papier inzwischen BPA (Bisphenol A) frei. Die Bonrollen gibt es in diversen Dicken und Breiten und mit verschiedenen Papier-Grammaturen. Übliche Bonrollen für Thermobelegdrucker haben 80 mm Durchmesser, sind 80 mm breit und verfügen über 80 m Papier.

Auf einem Bondrucker Ausdrucke vorzunehmen ist praktischer als auf einem Bürodrucker, da der Bondrucker direkt mit der Kassenlade verbunden ist. Außerdem ist der Druckvorgang papiersparender als auf einem A4-Bürodrucker.

  • Thermobondrucker Bixolon
  • Bondrucker Bisxolon Anschluesse

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Kassenlade

Die Kassenlade ist direkt an die Kasseneinheit angeschlossen und lässt sich manuell oder elektrisch öffnen. Im ersten Fall lässt sie sich über eine in der Kassensoftware hinterlegte Funktionstasten öffnen. Dies ermöglicht das Öffnen der Kassenlade unabhängig davon, ob ein Kassenbeleg gedruckt wird. Im zweiten Fall ist die Kassenlade direkt an den Bondrucker angeschlossen und wird über ein vom Bondrucker ausgehendes Signal geöffnet.

Barcode-Scanner

Ein Barcode-Scanner ermöglicht das Erfassen von Waren per Strichcode oder QR-Code. Laserscanner arbeiten durch ihren größeren Leseabstand dabei zuverlässiger als Diodenscanner. Barcode-Scanner sind entweder festinstalliert oder können als Handscanner flexibel eingesetzt werden. Es gibt verschiedene Anschluss-Varianten, z.B. seriell, via Tastatur (PS2) oder USB.

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Kundendisplay

Über das Kundendisplay werden dem Kunden Informationen wie Artikelname, Einzelpreise, zusätzliche Hinweise oder die Gesamtsumme angezeigt. In der Regel besitzen Kundendisplays 2 Zeilen mit jeweils 20 leuchtenden Zeichen. Sie werden per USB oder über einen seriellen Anschluss an die Kasse angeschlossen.

EC-Karten-Lesegerät

Ein EC-Karten-Lesegerät bzw. -Terminal ist für das bargeldlose Bezahlen unabdinglich. Es kann somit mit unterschiedlichen Kreditkarten oder Girokarten bezahlt werden. Viele Lesegeräte verfügen auch über NFC (Near-Field-Communication), so dass kontaktlos via Karte oder Mobile Payment (Zahlung mit mobilen Endgeräten wie Smartphones, Smartwatch, …) bezahlt werden kann. Die Kartenlesegeräte gibt es als stationäre und als mobile Ausführung. Mobile Terminals sind drahtlos mit dem Netzwerk verbunden und finden oft in der Gastronomie Anwendung.

EC-Terminal

Kartenzahlung an einem EC-Terminal

MDE-Gerät

Ein Gerät zur mobilen Datenerfassung (MDE) ermöglicht die Datenerfassung unabhängig von einem Computerarbeitsplatz. Die Daten werden dazu an einem Ort erfasst und dem System zur Verfügung gestellt, z.B. Erfassung des Wareneingangs und Warenausgangs, Lagerverwaltung oder Inventurdurchführung. Die MDE-Geräte arbeiten online oder offline, so dass ein Abrufen der Daten teilweise in Echtzeit möglich ist.

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